Über Dokumentvorlagen
Dokumentvorlagen ermöglichen es Ihnen, eine individuelle Konfiguration (Logo, Farben, Kontaktdaten, Zahlungsbedingungen, Fußzeile, Anhänge, Sprache usw.) zu speichern und anschließend bei der Erstellung von Rechnungen, Angeboten, Bestellungen oder Pro-forma-Rechnungen wiederzuverwenden.
Verwenden Sie Vorlagen, wenn Sie verschiedene Kundentypen, Tätigkeiten oder Sprachen abrechnen oder wenn Sie vermeiden möchten, Dokumente jedes Mal neu zu konfigurieren.
Beispiele:
Eine Vorlage pro Tätigkeit oder Leistungsart
Eine Vorlage pro Sprache oder Land
Unterschiedliche Vorlagen für verschiedene Bankkonten, die gutgeschrieben werden sollen
Auf Dokumentvorlagen zugreifen
Öffnen Sie Einstellungen > Rechnungseinstellungen > Personalisierung.
Unter Dokumentvorlagen sehen Sie alle vorhandenen Vorlagen.
Eine Dokumentvorlage erstellen
💡 Lesen Sie Den Editor für Kundenrechnungen einrichten.
Klicken Sie auf Erstellen.
Wählen Sie den Dokumenttyp: Rechnung, Angebot, Bestellung usw.
Geben Sie der Vorlage einen eindeutigen Namen.
Um diese Vorlage automatisch standardmäßig anzuwenden, aktivieren Sie Als Standardvorlage festlegen.
Vorlageneinstellungen konfigurieren
Im Editor können Sie Folgendes konfigurieren:
Darstellung
Ein Logo hinzufügen
Eine Hauptfarbe auswählen (gilt auch für den Kasten mit den Zahlungsinformationen)
anzeigen oder ausblenden Erstellt von Pennylane
Absenderprofil (Unternehmensinformationen)
Firmenname
Anschrift
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Kundenprofil
Den Kontakt des Empfängers im Dokument anzeigen oder ausblenden
Inhalt
Dokumenttitel (z. B. Rechnung, Angebot)
Bis zu fünf Kopfzeilenfelder
Optionales Freitextfeld (muss für alle Dokumente gelten, die die Vorlage verwenden)
Spalten Menge, Zwischensumme exkl. Steuern und Gesamt inkl. Steuern anzeigen oder ausblenden
(Produkt, Einzelpreis exkl. Steuern und MwSt. (%) sind obligatorisch)
Spalten neu anordnen und umbenennen
Standard‑Fußzeile für die Vorlage
Zahlungsbedingungen
Standard‑Zahlungsfrist
Zahlungsmethoden: Überweisung, Karte, SEPA‑Lastschrift, Scheck, Barzahlung, Wechsel
✍️ Verfügbare Methoden hängen davon ab, was Sie unter Rechnungseinstellungen > Zahlungen aktiviert haben und von Ihrem Tarif.
Klicken Sie auf Vorlage speichern, wenn Sie fertig sind.
Müssen Sie weitere Vorlagen erstellen? Sie können den Vorgang wiederholen oder diese Vorlage duplizieren und dann bearbeiten (wie unten erklärt).
Eine Vorlage bei der Rechnungseinstellung verwenden
Öffnen Sie Kundenrechnungen.
Klicken Sie auf Neue Rechnung.
Wählen Sie im Seitenbereich unter Einstellungen die Vorlage im Feld Verwendetes Template.
💡 Vorlagen beeinflussen nicht, wie Ihre Dokumente nummeriert werden.
Jeder Dokumenttyp (Rechnung, Angebot, Bestellung usw.) behält seine eigene Nummernfolge, unabhängig davon, welche Vorlage Sie verwenden.
So bleibt Ihre Nummerierung durchgehend und konsistent, egal wie viele Vorlagen Sie nutzen.
Bestehende Vorlagen verwalten
Vorlage bearbeiten, duplizieren oder löschen
Öffnen Sie unter Einstellungen den Bereich Kundenabrechnung,
und wechseln Sie zum Tab Personalisierung.Scrollen Sie zum Abschnitt Dokumentvorlagen.
Klicken Sie auf die drei Punkte in der Zeile der Vorlage.
Wählen Sie Bearbeiten, Duplizieren oder Löschen.
Anwendungsfälle
Hier einige Ideen zur Einrichtung von Vorlagen, die Sie an Ihr Unternehmen anpassen können:
Mehrere Bankkonten (IBANs): Eine Vorlage pro IBAN; wählen Sie die richtige Vorlage, wenn Sie die Rechnung versenden.
Mehrsprachige Fakturierung: Separate Vorlagen pro Sprache (Titel, Fußzeile, rechtliche Hinweise).
Mehrere Marken oder Einheiten: Logo, Handelsname und Hinweise je nach Tätigkeit anpassen.
Wiederkehrende Rechnungen: Jeden Monat einen Entwurf duplizieren, statt Produktzeilen in der Vorlage zu verwenden (Vorlagen speichern keine Produktzeilen).
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen einer Standardvorlage und einer benutzerdefinierten Vorlage?
Die Standardvorlage wird automatisch angewendet, wenn Sie eine Rechnung erstellen. Eine benutzerdefinierte Vorlage muss manuell ausgewählt werden.
Kann ich Produktzeilen in einer Rechnungsvorlage vorab ausfüllen?
Nein. Vorlagen definieren Struktur und Erscheinungsbild, nicht Produktzeilen. Erstellen Sie stattdessen einen Entwurf und duplizieren Sie ihn.
Wie verwalte ich mehrere Bankverbindungen?
Erstellen Sie eine Vorlage pro IBAN und wählen Sie die richtige Vorlage, wenn Sie die Rechnung ausstellen.
Kann ich das gesamte Layout anpassen?
In einer Vorlage können Sie Logo, Farbe, Titel, Kopfzeilenfelder, Fußzeile, Tabellenspalten und Zahlungsbedingungen festlegen. Das übergreifende Layout können Sie jedoch nicht ändern.
💡 Wenn Sie eine Rechnung nur ausnahmsweise anpassen möchten (z. B. den Dokumenttitel ändern oder eine Notiz hinzufügen), können Sie dies direkt im Rechnungseditor tun, ohne eine Vorlage zu verwenden
Siehe Informationen von Kundenrechnungen anpassen (FR) und FAQ zum Rechnungseditor (FR).