Avec les demandes d'achat, vos collaborateurs sollicitent une dépense, la font valider, puis la règlent directement avec une carte éphémère adossée à votre Compte Pro. Vous gardez ainsi le contrôle sur chaque euro dépensé, de la demande jusqu'au rapprochement de la facture.
Prérequis
Un abonnement PME.
Un Compte Pro Pennylane actif.
Les demandes d'achat activées, avec un circuit de validation configuré.
Le rôle Employé (au minimum) pour créer une demande ; un rôle habilité pour générer la carte.
Les cartes à usage unique sont disponibles uniquement pour les paiements en euros.
Fonctionnalité pas encore disponible sur l'application mobile.
Créer une demande d'achat
Rendez-vous dans votre espace Mes dépenses, puis dans l'onglet Demandes d'achat.
Cliquez sur Faire une demande d'achat.
Dans le panneau de création, complétez :
les Produits ou services : libellé, quantité, prix unitaire HT et TVA ;
le Fournisseur et le Motif de l'achat ;
la Date de livraison estimée (optionnel) ;
une catégorie analytique (optionnel) ;
des Documents justificatifs (optionnel) : devis, capture d'un panier, bon de commande…
Cliquez sur Soumettre pour envoyer votre demande à validation.
Choisir la carte éphémère comme moyen de paiement
Dans la section Moyen de paiement de la demande, indiquez comment régler l'achat :
Carte éphémère : une carte à usage unique, valable pour un seul paiement.
Autre moyen de paiement : virement, carte virtuelle ou physique existante, etc.
ℹ️ Les cartes à usage unique fonctionnent uniquement pour les paiements en euros.
Générer la carte après validation
Une fois la demande approuvée par l'ensemble des valideurs, les utilisateurs habilités reçoivent une notification les invitant à créer la carte.
Ouvrez la demande d'achat concernée.
Cliquez sur Générer la carte éphémère.
Vérifiez ou ajustez :
le Nom de la carte (facultatif) ;
le Montant de l'achat TTC, qui définit la limite de la carte ;
les modes d'utilisation : achats en ligne, paiements à l'étranger, paiements en devises étrangères.
Cliquez sur Créer la carte.
La carte est immédiatement disponible pour régler l'achat. Son statut évolue ensuite au fil du paiement : En attente de création, En cours de création, Active, Utilisée, Expirée ou Annulée.
Suivre la demande et la carte
Retrouvez toutes vos demandes dans le module Achats > Demandes d'achat. Filtrez-les par Statut pour vous y retrouver :
À approuver
Engagée
Clôturée
Refusée
Après approbation, Pennylane génère automatiquement un bon de commande au format PDF. Dès réception de la facture, liez-la à la demande via Actions > Importer une facture pour finaliser le rapprochement.