Comment cet article peut-il vous aider ?
Cet article explique ce qu’est le cachet électronique apposé par Pennylane sur vos documents, ce qu’il prouve, et comment vérifier sa présence sur un fichier PDF.
Que faut-il savoir avant de commencer ?
Le cachet électronique est une fonctionnalité sur demande, réservée aux clients disposant d’un plan payant. L’activation se fait entreprise par entreprise : contactez le support pour savoir si votre dossier en bénéficie.
Avec l’abonnement Premium, tous vos documents sont scellés. Avec les autres plans payants, seuls les documents ajoutés depuis l’application mobile le sont.
Seuls les documents ajoutés après l’activation sont scellés : la fonctionnalité n’est pas rétroactive.
Dématérialiser vos documents avec valeur probante
Jusqu’à présent, Les notes de frais et les factures, qu’elles soient déposées ou créées dans Pennylane, sont stockées de manière sécurisée, mais n’ont pas de valeur probante, hormis les factures émises et reçues via la PA Pennylane (e-invoincing). En cas de contrôle fiscal, les entreprises doivent donc conserver les justificatifs papier pour rester conformes.
Désormais Si vous activez la fonction de cachet électronique qualifié, les documents stockés dans Pennylane ont une valeur légale équivalente à celle du papier. Vous pouvez donc vous affranchir totalement de l’archivage papier pour vos factures d’achat, de vente et vos notes de frais
Comprendre le fonctionnement du cachet électronique
Un cachet électronique est un mécanisme cryptographique permettant d’attester que le créateur de celui-ci est bien à l’origine du document sur lequel il est apposé. Il garantit l’intégrité, l’authenticité et la lisibilité dans le temps du document, grâce à un procédé d’identification fiable.
Lorsque la fonctionnalité est activée, les documents couverts par votre abonnement sont automatiquement cachetés. Quelques minutes après leur import ou création, ils sont remplacés par une version signée électroniquement via un cachet qualifié.
Le cachet n’est pas visible sur le document : il n’ajoute ni tampon ni filigrane. Vous le constatez uniquement dans les propriétés de signature du PDF.
✍️ Pennylane s’appuie sur Yousign, prestataire certifié eIDAS, pour apposer un cachet électronique qualifié à chaque document.
Conditions de l’archivage à valeur probante
Vos factures et notes de frais ont valeur probante : elles peuvent être conservées uniquement au format électronique.
Le cachet est automatiquement appliqué à chaque document après ajout ou émission.
Cela concerne les factures d’achat, factures de vente et notes de frais.
L’archivage à valeur probante ne s’applique uniquement aux documents ajoutés après activation de la fonctionnalité (pas de rétroactivité).
Consulter le détail du cachet électronique
Pour consulter les détails du cachet électronique :
Téléchargez le document PDF depuis Pennylane.
Ouvrez-le dans Adobe Reader.
Un bandeau bleu vous indique que le document a été signé électroniquement.
Vous pouvez consulter les informations de certification dans le panneau de signature (émetteur, date, statut légal, absence de modification, etc.).
Vérifiez la présence d’une signature au nom de Pennylane : elle confirme que le document a bien été scellé.
Que faire si Adobe Reader indique Non vérifiée ?
Un statut Non vérifiée ne signifie pas que le cachet est invalide. Le certificat utilisé par Pennylane figure sur la liste de confiance de l’Union européenne (EUTL), mais pas nécessairement sur la liste de confiance propre à Adobe (AATL). Le cachet reste légalement valide.
Pour qu’Adobe Reader le reconnaisse, ouvrez Préférences > Gestionnaire d’approbations, puis chargez les certificats de confiance de l’Union européenne.
Que faire si le cachet n’apparaît pas ?
Le scellement intervient généralement quelques minutes après l’ajout ou la création du document. Si un document reste non scellé au-delà, contactez le support Pennylane.
Activer le cachet électronique
Le cachet électronique est une fonctionnalité sur demande, réservée aux clients disposant d’un plan payant.
✍️ Si vous êtes intéressé(e) par l’activation du cachet électronique, nous vous invitons à contacter l'équipe support.