Lexis PolyActe est un logiciel de secrétariat juridique en mode SaaS conçu pour les cabinets d'expertise-comptable. Il permet de gérer l'activité juridique des clients : constitution de sociétés, tenue d'assemblées générales, rédaction d'actes et formalités juridiques.
Fonctionnalités de l'intégration
L'intégration avec Lexis PolyActe est disponible uniquement pour les cabinets d'expertise-comptable.
Correspondance automatique des dossiers clients
L'intégration met automatiquement en correspondance les dossiers clients entre Pennylane et PolyActe, grâce au numéro SIRET ou SIREN. Cette réconciliation est effectuée automatiquement au chargement de la page.
Si aucune correspondance n'est trouvée pour un dossier, il est nécessaire de créer le client manuellement dans PolyActe, puis de rafraîchir la page pour relancer la correspondance automatique.
Envoi du fichier EDI de la liasse fiscale
Une fois la correspondance établie entre un dossier Pennylane et un dossier PolyActe, il est possible de transmettre en un clic le fichier EDI de la liasse fiscale depuis Pennylane vers Lexis PolyActe. En cas de correctif, c’est toujours le dernier fichier EDI disponible qui est proposé à l’envoi.
⚠️ Seuls les fichiers EDI de l'année fiscale en cours peuvent être transmis (par exemple, la liasse 2025 envoyée en 2026, généralement entre avril et mai).
Seuls les fichiers EDI disponibles dans Pennylane peuvent être envoyés. Si aucun fichier n’apparaît, vérifiez que la liasse a bien été générée et déposée dans la GED.
Installation
Pré-requis
Pour connecter PolyActe à Pennylane via Pennylane Connect, vous devez :
Avoir un compte Pennylane.
Avoir un compte Lexis PolyActe.
Avoir obtenu auprès de Lexis PolyActe un compte de flux (identifiant et mot de passe dédiés à la connexion avec Pennylane). Pour l'obtenir, contactez directement l'équipe Lexis PolyActe.
Exemple d’identifiant de compte de flux :
PRENOMNOM@DOMAINEErreur fréquente : utiliser un compte utilisateur Lexis PolyActe (au lieu du compte de flux). Dans ce cas, la connexion échoue : demandez à Lexis PolyActe les identifiants de flux dédiés.
Configuration
Pour connecter Pennylane à PolyActe :
Rendez-vous sur votre espace Pennylane.
Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Paramètres du cabinet, puis sur Connexions et outils externes.
Repérez l'encart Lexis PolyActe et cliquez sur Connecter.
Saisissez l'identifiant et le mot de passe de votre compte de flux Lexis PolyActe dans les champs correspondants, puis cliquez sur Connecter.
Après la connexion:
Pennylane enregistre vos identifiants de flux et active la connexion.
Pennylane lance ensuite la correspondance automatique des dossiers clients entre Pennylane et Lexis PolyActe.
⚠️ Un bandeau de chargement peut s’afficher si l’opération prend du temps : ce comportement est normal. Patientez jusqu’à l’affichage du tableau.
Utilisation
Correspondance des dossiers clients
Une fois la connexion établie, Pennylane affiche un tableau de réconciliation listant les dossiers clients de Pennylane et leur correspondance avec les dossiers Lexis PolyActe, identifiés via le numéro SIRET ou SIREN.
Deux outils vous permettent de naviguer dans ce tableau :
La barre de recherche : saisissez le nom d'une entreprise pour la retrouver rapidement.
Le bouton de filtre : affichez uniquement les dossiers sans correspondance, c'est-à-dire les entreprises présentes dans Pennylane mais manquantes dans Lexis PolyActe.
Statut / situation | Ce que ça signifie | Quoi faire |
Correspondance trouvée | Le dossier Pennylane est associé à un dossier Lexis PolyActe via le SIRET ou SIREN. | Vous pouvez passer à l’envoi du fichier EDI. |
Aucune correspondance | Le dossier n’existe pas encore (ou pas avec le bon identifiant) dans Lexis PolyActe. | Créez le client dans Lexis PolyActe, puis rafraîchissez la page dans Pennylane. |
Si aucune correspondance n'est trouvée pour un dossier, procédez comme suit :
Créez le client manuellement dans Lexis PolyActe.
Revenez dans Pennylane et rafraîchissez la page : la correspondance automatique se relance et détecte le nouveau dossier.
Envoi du fichier EDI vers Lexis PolyActe
Pré-requis
Le dossier doit être associé (correspondance trouvée) entre Pennylane et Lexis PolyActe.
Contenu du tableau des fichiers EDI
Pour chaque dossier client associé entre Pennylane et Lexis PolyActe, le tableau affiche les informations suivantes sur le fichier EDI disponible :
Nom du fichier
Année fiscale
Date de création
Date de mise à jour (indique qu'il s'agit bien du fichier le plus récent, notamment en cas de fichier correctif)
Chaque ligne dispose de deux boutons :
Envoyer : transmet le fichier EDI vers PolyActe. Le statut de la ligne passe alors à Envoyé, accompagné de la date d'envoi.
Voir dans la GED : ouvre directement le fichier dans la Gestion Électronique de Documents.
Tant que le fichier n'a pas été envoyé, le statut de la ligne est À envoyer.
Envoyer le fichier EDI vers Lexis PolyActe
Repérez le dossier concerné dans le tableau.
Cliquez sur le bouton Envoyer.
Une fenêtre de confirmation s'affiche, récapitulant le fichier à envoyer. Vérifiez les informations et confirmez.
Le statut de la ligne passe à Envoyé, avec la date d'envoi correspondante.
💡 Fichier correctif : s'il existe plusieurs versions du fichier EDI pour un même exercice (suite à une correction), c'est toujours le dernier fichier (identifiable à sa date de mise à jour) qui est proposé à l'envoi.
⚠️ Si le fichier EDI a déjà été transmis à PolyActe pour ce dossier, un message d'erreur vous indique que le fichier est déjà présent dans PolyActe.
Supprimer l'intégration
Vous pouvez supprimer l'intégration Lexis PolyActe depuis les Paramètres du cabinet > Connexions et outils externes. Une fenêtre de confirmation s'affiche avant la suppression.
Ce qui est supprimé : les identifiants de connexion et la connexion elle-même.
Ce qui n'est pas supprimé : aucune donnée n'est supprimée, ni dans Pennylane ni dans PolyActe.
💡 Si vous reconnectez l'intégration ultérieurement, la correspondance entre les dossiers clients sera automatiquement rétablie à partir des numéros SIRET et SIREN.
Conseils en cas de problème
Je n’arrive pas à me connecter à Lexis PolyActe
Vérifiez que vous utilisez bien un compte de flux (et non un compte utilisateur).
Si vous n’avez pas d’identifiants de flux, contactez l’équipe Lexis PolyActe pour qu’elle vous fournisse un compte dédié à la connexion avec Pennylane.
Je ne vois pas de correspondance pour certains dossiers
Assurez-vous que le client existe dans Lexis PolyActe.
Vérifiez que les identifiants (SIRET ou SIREN) sont correctement renseignés.
Après création ou correction dans Lexis PolyActe, rafraîchissez la page dans Pennylane.
Je ne vois aucun fichier EDI à envoyer
Vérifiez que la liasse a bien été générée et que le fichier EDI est disponible dans la GED.
Rappel : seuls les fichiers EDI de l’année fiscale en cours peuvent être transmis.
Un message indique que le fichier est déjà présent dans Lexis PolyActe
Cela signifie qu’un fichier EDI a déjà été transmis pour ce dossier et cet exercice.
Si vous devez renvoyer un correctif, vérifiez que vous avez bien la dernière version du fichier EDI (date de mise à jour la plus récente) côté Pennylane.