La fraude à la facture consiste à vous faire payer une fausse facture ou à détourner le paiement d'une vraie facture vers le compte bancaire d'un fraudeur. Cette fraude peut coûter très cher à votre entreprise.
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Les différents types de fraude à la facture
La modification de RIB
Le fraudeur intercepte une facture légitime (par piratage de la boîte email de votre fournisseur ou de la vôtre) et modifie les coordonnées bancaires avant de vous la transmettre.
Vous payez la facture en toute bonne foi, mais l'argent part sur le compte du fraudeur au lieu de celui de votre fournisseur.
La fausse facture
Le fraudeur vous envoie une facture pour un service ou un produit que vous n'avez jamais commandé, en espérant que vous la payerez sans vérifier.
Exemples courants :
Faux annuaire professionnel
Faux renouvellement de nom de domaine
Fausse cotisation à un organisme
Faux frais de référencement
L'usurpation d'identité de fournisseur
Le fraudeur se fait passer pour un de vos fournisseurs habituels et vous envoie une facture avec ses propres coordonnées bancaires.
Vérifier une facture
Vérifier les coordonnées bancaires
Comparez systématiquement le RIB avec celui que vous avez dans vos dossiers.
En cas de changement de RIB, contactez directement votre fournisseur par téléphone pour confirmer.
Méfiez-vous des RIB étrangers pour des fournisseurs français (sauf si vous savez que c'est normal pour ce fournisseur).
Vérifier la facture elle-même
Vérifiez que vous avez bien commandé ce produit ou service.
Contrôlez les montants et les quantités.
Vérifiez la date et le numéro de facture.
Assurez-vous que la facture correspond à un bon de commande ou un contrat.
Vérifier l'expéditeur
Contrôlez l'adresse email de l'expéditeur (attention aux adresses très similaires).
Vérifiez le logo et la mise en page (qualité, cohérence avec les factures précédentes).
Méfiez-vous des factures reçues par des canaux inhabituels.
Signaux d'alerte
Notification de changement de RIB par email
Facture pour un service non commandé
Montant inhabituel
Demande de paiement urgent
Coordonnées bancaires à l'étranger pour un fournisseur français
Qualité médiocre du document
Fautes d'orthographe ou de grammaire
Numéro de SIRET ou de TVA manquant ou invalide
Bonnes pratiques pour se protéger
Mettre en place des procédures
Exigez un bon de commande pour toute nouvelle dépense.
Créez un fichier centralisé des RIB de vos fournisseurs.
Définissez un circuit de validation pour les factures au-delà d'un certain montant.
Formez vos équipes à vérifier les factures avant paiement.
Sécuriser vos communications
Utilisez des canaux de communication sécurisés avec vos fournisseurs.
Établissez une procédure de confirmation pour tout changement de RIB.
Privilégiez les appels téléphoniques aux emails pour les informations sensibles.
Utiliser les fonctionnalités de Pennylane
Centralisez toutes vos factures fournisseurs dans Pennylane.
Utilisez la fonctionnalité de reconnaissance automatique des fournisseurs.
Paramétrez des règles de validation pour les factures importantes.
Consultez l'historique des paiements pour détecter les anomalies.
En cas de fraude avérée
Contactez immédiatement votre banque pour tenter d'annuler le virement.
Prévenez votre véritable fournisseur que vous avez été victime d'une fraude.
Déposez plainte auprès de la police ou de la gendarmerie.
Conservez tous les justificatifs (facture frauduleuse, emails, etc.).
Contactez le support Pennylane si vous avez besoin d'aide pour retrouver des informations.
⚠️ Ne payez jamais une facture qui vous demande de changer le RIB habituel d'un fournisseur sans avoir vérifié par téléphone auprès de ce fournisseur. C'est la fraude la plus courante et la plus coûteuse.
💡 Avec Pennylane, vous pouvez enregistrer les RIB de vos fournisseurs et être alerté si une facture contient un RIB différent. C'est un excellent moyen de détecter les tentatives de fraude.