Vous devez avoir créé un circuit de validation adapté à votre structure. Cela permet de définir qui valide quoi et dans quel ordre. Ensuite, le ou les approbateurs peuvent suivre les étapes ci-dessous pour valider les demandes.

Si la facture comporte une erreur, vous pouvez la Refuser. Elle repasse alors à l'étape précédente du circuit et redevient modifiable par la personne qui a effectué la demande.

Les factures payées par prélèvement ne peuvent pas être mises dans un circuit de validation, car elles sont considérées comme déjà validées. Vous pouvez soit les marquer comme payées manuellement, soit les mettre en attente avec un commentaire.

Seul un administrateur ou comptable peut outrepasser l'ordre de validation, notamment en cas d'absence d'un approbateur.

Que peuvent voir les valideurs ?

Une fois nommés dans un circuit de validation, les valideurs ont accès aux factures nécessitant leur approbation, que ce soit celles transmises par la finance ou soumises par leur équipe.

Quand sont-ils notifiés ?

Les valideurs reçoivent deux notifications :

Comment est comptabilisée une facture en attente ou rejetée ?

Si la facture est reçue par la finance, elle s'inscrit en comptabilité dès validation des infos par l'utilisateur. Son statut de validation n'impacte pas la compta. En cas d'erreur, il faudra demander un avoir. Si la facture est soumise par un employé, elle n'apparaît en comptabilité qu'une fois validée.

Comment approuver une facture initialement rejetée ?

Il suffit de cliquer sur l'icône crayon pour changer sa validation.

Qui peut contourner un circuit ?

Les utilisateurs Administrateurs et Comptables internes peuvent valider à la place des autres utilisateurs, notamment si un valideur est absent.

Que peut modifier un employé ?

La facture est modifiable par l'employé tant qu'elle n'est pas validée. Une fois validée, l’employé pourra seulement laisser un commentaire.