Prérequis
Vous devez avoir créé un circuit de validation adapté à votre structure. Cela permet de définir qui valide quoi et dans quel ordre. Ensuite, le ou les approbateurs peuvent suivre les étapes ci-dessous pour valider les demandes.
Validation
Allez dans le menu Achats, puis cliquez sur Factures fournisseurs.
Les factures en attente de validation apparaissent avec le statut À valider.
Ouvrez la facture à valider.
Vérifiez les informations : montant, fournisseur, date, etc.
Si tout est correct, cliquez sur le bouton Valider en haut à droite.
La facture passe en statut Validée si vous étiez le dernier approbateur, ou est transmise à l'approbateur suivant sinon.
Cas particuliers
Facture erronée
Si la facture comporte une erreur, vous pouvez la refuser. Elle repasse alors à l'étape précédente du circuit et redevient modifiable par la personne qui a effectué la demande. Ce refus concerne uniquement le circuit de validation interne. Il est réversible et ne correspond pas au refus définitif d’une facture électronique reçue.
Paiement par prélèvement
Lorsque le mode de paiement Prélèvement automatique est renseigné sur la fiche fournisseur, les factures complètes ne passent pas systématiquement par la boîte de réception.
Elles passent au statut En attente, puis automatiquement au statut Payé à leur date d'échéance, sans attendre le rapprochement bancaire.
⚠️ Le passage automatique au statut Payé ne signifie pas que le prélèvement a effectivement été réalisé.
Le statut de paiement et le statut de validation sont deux notions distinctes. Le classement automatique d'une facture en Payé ne permet donc pas, à lui seul, de déterminer son état d'approbation.
Absence d’approbateur
Seul un administrateur ou comptable peut outrepasser l'ordre de validation, notamment en cas d'absence d'un approbateur.
Questions fréquentes
Que peuvent voir les valideurs ?
Une fois nommés dans un circuit de validation, les valideurs ont accès aux factures nécessitant leur approbation, que ce soit celles transmises par la finance ou soumises par leur équipe.
Quand sont-ils notifiés ?
Les valideurs reçoivent deux notifications :
Une notification instantanée dans Pennylane.
Un email récapitulatif envoyé chaque matin à 8h.
Comment est comptabilisée une facture en attente ou rejetée ?
Si la facture est reçue par la finance, elle s'inscrit en comptabilité dès validation des infos par l'utilisateur. Son statut de validation n'impacte pas la compta. En cas d'erreur, il faudra demander un avoir.
Statut de validation et statut comptable : deux notions distinctes
Le statut de validation (À valider, Validée, Refusée) indique où se trouve la facture dans le circuit d'approbation. Le statut de saisie comptable (À traiter, Pré-traitée, Traitée) indique, quant à lui, l'avancement de son traitement comptable.
Ces deux statuts évoluent indépendamment. Une facture peut donc être Validée dans son circuit d'approbation tout en restant Pré-traitée en comptabilité.
Comment approuver une facture refusée dans le circuit de validation ?
Il suffit de cliquer sur l'icône crayon pour changer sa validation.
Qui peut contourner un circuit ?
Les utilisateurs Administrateurs et Comptables internes peuvent valider à la place des autres utilisateurs, notamment si un valideur est absent.
Que peut modifier un employé ?
La facture est modifiable par l'employé tant qu'elle n'est pas validée. Une fois validée, l’employé pourra seulement laisser un commentaire.