Comment cet article peut-il vous aider ?

Cet article détaille comment utiliser la barre de recherche, les filtres, le tri et l'affichage des colonnes pour retrouver rapidement vos factures dans Pennylane.

Que faut-il savoir avant de commencer ?

Les résultats de recherche et les filtres tiennent compte de l'onglet sur lequel vous vous trouvez.
Les factures archivées restent masquées tant que vous n'appliquez pas le filtre Statut \> Archivée.

Comment voir toutes les factures ?

Accédez au menu Achats \> Factures fournisseurs, ou au menu Ventes \> Factures clients.
Retirez les éventuels filtres de dates.
Cliquez sur l'onglet Toutes.

Comment chercher une facture ?

La façon la plus rapide de retrouver une facture consiste à saisir le nom de votre client/fournisseur ou votre numéro de facture dans la barre de recherche (icône loupe) depuis vos modules Achats ou Ventes.

Vous pouvez saisir les informations suivantes :

Numéro de facture. Exemple : F-2024-12.
Nom de la contrepartie, client ou fournisseur. Exemple : SFR.
Titre de la facture.
Mention spéciale.

En revanche, vous ne pouvez pas saisir :

Le montant ou la date de la facture : utilisez plutôt les filtres.
Un terme contenu dans le corps de la facture. Exemple : vous ne pouvez pas rechercher iPhone pour retrouver une facture Apple si ce terme apparaît uniquement dans le corps de la facture.

ℹ️ Pour chercher dans l'ensemble des factures du module, cliquez sur l'onglet Toutes et retirez les éventuels filtres de dates. Les résultats se mettent à jour à mesure que vous saisissez votre recherche.

Quels filtres sont disponibles pour les factures fournisseurs ?

Filtres disponibles par défaut dans tous les abonnements :

Émission : n'affiche que les factures dont la date d'émission se situe dans l'intervalle choisi, personnalisé ou prédéfini. Activé par défaut, il ne montre que les factures de moins d'un an.
Échéance : n'affiche que les factures dont la date d'échéance se situe dans la période choisie. Quand le paiement est immédiat, comme au restaurant, la date d'échéance est la même que la date d'émission.
Statut : n'affiche que les factures correspondant à l'état choisi, par exemple En attente ou Archivée. Visible uniquement depuis l'onglet Toutes.
Montant : n'affiche que les factures dont le montant total correspond à un montant précis ou à une fourchette. Activez le mode Valeur absolue pour ignorer le signe du montant saisi.
Fournisseurs : n'affiche que les factures émanant des fournisseurs sélectionnés.
Ajouté le : n'affiche que les factures dont la date d'ajout sur Pennylane se trouve dans la période choisie.
Source : n'affiche que les factures ajoutées à Pennylane depuis les sources sélectionnées. Les factures ajoutées depuis l'application mobile ont pour source Application mobile
Circuit d'approbation : n'affiche que les factures associées au circuit d'approbation sélectionné.
Moyen de paiement : n'affiche que les factures associées au moyen de paiement sélectionné.
Paiement : n'affiche que les factures correspondant à l'état de paiement sélectionné, par exemple Émis, Rejeté ou Planifié.

Filtres nécessitant un abonnement payant :

Collaborateurs : n'affiche que les factures soumises par les collaborateurs sélectionnés.
Catégories : n'affiche que les factures appartenant aux catégories sélectionnées.

ℹ️ Pour plus de confort, les filtres que vous appliquez restent actifs pendant toute votre session utilisateur.

Actions rapides (achats uniquement) : le bouton Actions rapides regroupe des filtres conçus pour vos recherches les plus fréquentes.

Informations manquantes : montant, fournisseur ou date d'échéance non reconnus automatiquement lors de l'ajout de la facture.
Potentiels doublons : factures contenant des informations similaires ou très proches.
Paiement échoué : factures liées à un paiement ayant échoué, par exemple via le Compte Pro.
Non rapprochée : factures pas encore liées à une transaction enregistrée.
Commenté : factures ayant fait l'objet d'un commentaire.
En retard : factures dont la date d'échéance est passée.

ℹ️ Vous pouvez combiner les filtres pour restreindre vos résultats : si vous activez trois filtres, vous ne verrez que les factures qui cochent les trois cases à la fois.

Quels filtres sont disponibles pour les factures clients ?

Filtres disponibles par défaut dans tous les abonnements :

Émission : activé par défaut, il n'affiche que les factures de moins d'un an.
Statut : n'affiche que les factures correspondant à l'état choisi, par exemple En retard ou Encaissée. Visible uniquement depuis l'onglet Toutes.
Échéance : n'affiche que les factures dont la date d'échéance se situe dans la période choisie.
Envoi : n'affiche que les factures correspondant à l'état d'envoi sélectionné, par exemple Envoyé.
Clients : n'affiche que les factures envoyées aux clients sélectionnés.
Montant : n'affiche que les factures dont le montant total correspond à un montant précis ou à une fourchette, avec un mode Valeur absolue disponible.
Type de paiement : n'affiche que les factures payables par les moyens de paiement sélectionnés, par exemple Prélèvement planifié.
Facture électronique : n'affiche que les factures électroniques.
Source : n'affiche que les factures provenant des sources sélectionnées, par exemple Création par API, Abonnement, GED ou Import comptable.

Filtre nécessitant un abonnement payant :

Catégories : n'affiche que les factures appartenant aux catégories sélectionnées.

Filtres disponibles uniquement dans l'espace cabinet (Gestion commerciale > Facturation > Factures clients) :

Missions : les factures liées aux missions sélectionnées.
Équipe : les factures des clients dont vous sélectionnez l'expert-comptable, le manager comptable, le chef de mission ou le collaborateur.
Clôture fiscale : les factures des clients dont la date de clôture correspond à celle sélectionnée, par exemple 31/12.

ℹ️ Le filtre Clôture fiscale s'appuie sur les informations du dossier de production comptable. Il ne remonte aucun résultat pour les clients qui ne sont pas en production comptable sur Pennylane.

Comment trier des factures et gérer les colonnes ?

Pour trier vos factures :

Accédez à Achats \> Factures fournisseurs ou Ventes \> Factures clients.
Cliquez sur le titre d'une colonne pour classer vos factures dans un sens ou dans l'autre.

ℹ️ Dans Ventes > Factures clients, le tri par client n'est pas disponible, contrairement à Achats > Factures fournisseurs. Utilisez à la place le filtre Clients pour restreindre l'affichage à un ou plusieurs clients.

Certaines colonnes peuvent être masquées par défaut selon la largeur de votre écran. Pour les afficher ou les masquer :

Accédez à Achats \> Factures fournisseurs ou Ventes \> Factures clients.
Cliquez sur l'icône Affichage, tout à droite de la première ligne.
Cochez ou décochez les cases correspondant aux colonnes souhaitées.

Dans le module de facturation de l'espace cabinet, quatre colonnes supplémentaires sont disponibles :

Code client : le code du client, tel qu'il est renseigné dans son dossier.
Clôture fiscale : la date de clôture de l'exercice du client.
Missions : la ou les missions rattachées au client.
Équipe : les membres du cabinet assignés au client.

Comment retrouver une facture introuvable ?

Si vous n'arrivez pas à mettre la main sur une facture : élargissez votre zone de recherche en désactivant les filtres liés aux dates et en cliquant sur l'onglet Toutes.

Pour retrouver une facture d'une année précédente : le filtre Émission est activé par défaut et affiche uniquement les factures de moins d'un an. Élargissez la plage de dates pour inclure l'année recherchée, ou désactivez le filtre.

Vérifiez que votre facture n'a pas été archivée : accédez à l'onglet Toutes, cliquez sur le bouton Statut, sélectionnez le filtre Archivée, puis effectuez votre recherche. Si vous tombez sur une facture archivée, vous pouvez voir qui est à l'origine de l'archivage en consultant l'onglet Activité dans les détails de la facture.

Vérifiez aussi que la facture a bien été complétée : si l'OCR n'a pas extrait tous les détails lors de l'ajout de la facture, certains champs, comme la date ou le fournisseur, peuvent être restés vides. La facture peut alors ne pas apparaître dans certains résultats de recherche ou filtres.

Pour retrouver ces factures incomplètes (achats uniquement), accédez à l'onglet Toutes du module Achats, cliquez sur Actions rapides, puis sélectionnez Informations manquantes.

Chercher et filtrer des factures