De nombreuses fonctionnalités vous permettent de collaborer avec votre comptable et vos collègues sur Pennylane. On vous explique tout dans cet article !
Repérer les justificatifs manquants
Dans la partie Gestion de Pennylane, allez dans le module Transactions.
Vous pouvez alors filtrer vos transactions en fonctions des besoins de votre comptable :
Cliquez sur la carte "Demande comptable" (rouge) pour afficher les transactions pour lesquelles votre comptable a explicitement demandé des précisions. Cela peut-être :
Une demande de justificatif en retard, important pour votre TVA ;
Une question. Dans ce cas, vous verrez également une icône commentaire.
Vous pouvez également consulter l'onglet "Non justifié" pour prendre de l'avance : il résume toutes les transactions sans justificatif mais pour lesquelles votre comptable n'a pas encore fait de demande spécifique.
Notifier un utilisateur
Vous avez deux façons de communiquer avec votre comptable ou vos collègues :
Commenter sans notifier
Sur toutes vos transactions ou factures, vous pouvez laisser une simple note via l'onglet Commentaires. Aucun utilisateur ne sera notifié de ce commentaire, mais ils pourront le voir dans leur interface :
Les commentaires non lus apparaissent avec une pastille rouge ;
Vous pouvez également filtrer les lignes contenant des commentaires.
Notifier un utilisateur
Pour des demandes importantes, vous pouvez notifier un utilisateur en tapant @ puis en cherchant son nom. Cet utilisateur reçoit alors deux notifications : une dans son centre de notifications et une par mail.
📖 N’hésitez pas à consulter notre article sur l’utilisation des commentaires dans Pennylane.
💡 Vous ne trouvez pas la personne que vous cherchez ? 2 possibilités :
C'est votre comptable : il faut que celui-ci s'ajoute à votre compte, en suivant les étapes décrites ici (article réservé aux utilisateurs comptables)
C'est un collègue : ce dernier n'est peut-être pas un utilisateur de Pennylane. Rapprochez-vous de votre gestionnaire de compte pour le rajouter.
Consulter les notifications
Le centre de notifications en haut à droite de votre écran, récapitule tous les commentaires qui vous sont adressés sur Pennylane. Cliquer sur une notification ouvrira la facture ou transaction correspondante, où vous pourrez répondre.
Un récapitulatif par email vous est également envoyé chaque matin, contenant les nouveaux messages du jour.
Accéder à l'historique d'une facture
Localisez votre facture puis cliquez dessus pour afficher le panneau latéral.
Cliquez sur l’icône Historique (petite horloge) pour en consulter le détail.
Vous pouvez alors consulter les actions effectuées sur cette ligne, notamment :
La nature de l'action ;
L'auteur de l'action ;
La date.