Was ist OCR?
Rechnungen, Spesenabrechnungen, administrative Dokumente … im Alltag verarbeiten Sie im Rahmen der Buchführung Ihrer Mandate eine große Menge an Dokumenten.
Die Dokumentenerkennung per OCR ist ein zentraler Bestandteil bei der Verarbeitung Ihrer Belege.
OCR (Optical Character Recognition bzw. optische Zeichenerkennung) ist ein IT-Verfahren, das Bilder von gedrucktem oder maschinell erfasstem Text in eine Textdatei umwandelt.
Mit anderen Worten: eine Technologie, die Text in einem Dokument erkennt und daraus Schlüsselinformationen extrahiert.
💡Vereinfacht gesagt soll OCR die manuelle Datenerfassung von Rechnungen reduzieren und die Verarbeitung Ihrer Dokumente erleichtern.
Im Zuge der Digitalisierung und Automatisierung der Buchhaltung nutzen Steuerberatungskanzleien OCR-Technologien, um die Verarbeitung von Buchhaltungsbelegen zu automatisieren.
Wie funktioniert OCR bei Pennylane?
Pennylane erhält täglich Ihre Rechnungen aus unterschiedlichen Quellen: E-Mail, Google Drive, Dropbox, mobile App, Drag & Drop, Händler-Konnektoren.
Diese Dokumente werden automatisch per API an unsere OCR übermittelt. Innerhalb weniger Sekunden liefert die OCR strukturierte Daten zurück, z. B. Betrag, Umsatzsteuer, Fälligkeitsdatum, Lieferantenname, IBAN usw.
Wir verwenden diese Daten, um die Felder der Rechnung vorzubelegen – unter Berücksichtigung der vom Benutzer definierten Regeln.
Diese Daten sowie mögliche Fehler helfen unseren Algorithmen außerdem, im Laufe der Zeit automatisch zu lernen und sich zu verbessern.
Was passiert nach der Analyse des Dokuments?
Die Nutzerin oder der Nutzer erhält analysierte und vorerfasste Daten, die entweder angepasst oder bestätigt werden können.
Sobald alle Rechnungsdaten ausgefüllt sind, wird der entsprechende Buchungssatz automatisch in den Journalen erzeugt.
✍️ Sobald eine Rechnung bestätigt ist, können wir Erfolgs- und Fehlerquoten auswerten, was die OCR-Performance beeinflusst.
✍️ Wir lernen aus den historisch in jedem Mandat verarbeiteten Rechnungen und verbessern so die OCR-Performance mit der Zeit.
✍️ Mit zunehmender Datenerfassung überwacht dediziertes Team überwacht kontinuierlich die OCR-Performance. Dieses Monitoring hilft, Probleme besser zu diagnostizieren, Sonderfälle besser zu verstehen und die Belegverarbeitung kontinuierlich zu verbessern.
Welche Vorteile hat das für Ihre Kanzlei?
⚙️ Sofortige Verarbeitung: Sparen Sie Zeit. Wir analysieren das Dokument in wenigen Sekunden, sodass Mitarbeitende oder Mandanten die Ergebnisse direkt nach dem Upload einsehen können. |
🛠 Integrierte Technologie: Die OCR ist direkt in der Buchhaltungssoftware integriert. Sie können eine Rechnung bearbeiten und sie sofort einer bestimmten Transaktion zuordnen – das erleichtert die laufende Buchhaltung. |
🔗 Datengetriebener Prozess: Weniger Nachbearbeitung erforderlich. Wir verwalten Daten für Buchhaltung und Finanzsteuerung in einem einzigen Tool. Durch die Kontrolle dieser Datenflüsse können wir die Belegverarbeitung besser kontextualisieren und die OCR-Performance verbessern. |
🖇 Flexible Lösung: Wir nutzen unsere interne OCR, um den Großteil der Rechnungen zu verarbeiten. Für einen kleinen Anteil greifen wir weiterhin auf externe APIs zurück, um die Performance zu messen und sicherzustellen, dass unsere Lösung auf dem neuesten Stand bleibt. |
Ein paar Zahlen zur OCR-Performance
Millionen gelesene Rechnungen pro Monat: 2,6 Millionen allein im Dezember.
Alle Rechnungen werden in weniger als 11 Sekunden verarbeitet.
Bei 85% der Rechnungen werden mindestens drei Viertel der Felder erkannt und automatisch ausgefüllt.
FAQ
Wie geht Pennylane mit Duplikaten um?
Die OCR erkennt Duplikate nicht direkt – sie ergänzt nur Informationen. Duplikate werden in Pennylane auf zwei Arten behandelt:
Identische Datei: Wird beim Import erkannt und abgelehnt, mit einer Fehlermeldung, die zur bereits vorhandenen Datei in Pennylane weiterleitet.
Unterschiedliche Datei, aber ähnliche Informationen: Auf der Rechnung erscheint ein Duplikats-Hinweis, der von der Nutzerin oder dem Nutzer geprüft werden muss.
Was kostet der OCR-Service?
Unsere Technologie steht Kundinnen und Kunden sowie Steuerberatungskanzleien kostenlos zur Verfügung.
Welche OCR nutzt Pennylane?
Aktuell verwenden wir unsere interne OCR für mehr als 90% der verarbeiteten Rechnungen.