España está introduciendo la facturación electrónica obligatoria para las transacciones entre empresas y profesionales autónomos. Este artículo explica quién se ve afectado, cuándo entran en vigor las normas y cómo prepararse.
Facturas electrónicas y facturas en PDF
Una factura electrónica contiene datos estructurados que el software puede crear, enviar, recibir y procesar de forma automática. Un PDF enviado por correo electrónico es un documento digital, pero no proporciona el intercambio estructurado que exige el sistema de facturación electrónica B2B de España.
La reforma tiene como objetivo digitalizar las transacciones comerciales y mejorar el seguimiento del estado de las facturas y los pagos. Abarca la emisión, el envío y la recepción de facturas electrónicas entre empresas y profesionales.[1]
Empresas sujetas a la reforma
El sistema obligatorio se aplica a las empresas y a los profesionales autónomos en sus relaciones comerciales con otras empresas y profesionales. El calendario depende del volumen de negocio en IVA del año natural anterior.[2]
La reforma B2B no sustituye las normas ya vigentes para la facturación a las administraciones públicas españolas.
Fechas de implantación
La Orden HAC/1028/2026 entró en vigor el 6 de octubre de 2026 e inició el calendario legal de implantación:[3]
6 de octubre de 2027: las empresas y los profesionales cuyo volumen de negocio en IVA superó los 8 millones de euros en el año natural anterior deberán emitir, enviar y recibir facturas electrónicas. También deberán informar del estado de las facturas y los pagos.
6 de octubre de 2028: el resto de empresas y profesionales deberán emitir, enviar y recibir facturas electrónicas. Las personas jurídicas con un volumen de negocio igual o inferior a 8 millones de euros también deberán informar del estado de las facturas y los pagos.
6 de octubre de 2029: las personas físicas y las entidades en régimen de atribución de rentas deberán empezar a informar del estado de las facturas y los pagos.
Durante los primeros 12 meses de la obligación para las empresas que superen el umbral de 8 millones de euros, los emisores también deberán acompañar cada factura electrónica de un PDF legible.[4]
Cómo funciona el sistema español
Podrás intercambiar facturas a través de:
la solución pública de facturación electrónica proporcionada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT); o
una plataforma privada de facturación electrónica que se conecte al sistema español.
La solución pública de la AEAT permitirá a las empresas y a los profesionales emitir facturas electrónicas, compartirlas con los destinatarios e informar del estado de las facturas, incluido el pago completo. La AEAT deberá poner esta solución a disposición al menos dos meses antes del inicio de la primera fase obligatoria.[2]
Las facturas electrónicas deberán permanecer accesibles para las partes implicadas. El sistema también admitirá información sobre el estado para que las empresas puedan hacer el seguimiento del procesamiento de las facturas y los pagos.
La diferencia entre la facturación electrónica y VERI*FACTU
La facturación electrónica y VERI*FACTU están relacionadas, pero no son la misma obligación:
La facturación electrónica regula cómo las empresas y los profesionales emiten, intercambian, reciben y hacen el seguimiento de las facturas B2B.
Las normas de VERI*FACTU regulan cómo el software de facturación crea y protege los registros de facturación para garantizar su integridad, trazabilidad e inmutabilidad.
Un registro de facturación VERIFACTU no es una factura electrónica. Las normas del software de facturación permiten dos métodos de cumplimiento: VERIFACTU, que envía los registros de facturación a la AEAT, y NO VERIFACTU, que conserva los registros protegidos en el sistema emisor. Cuando entren en vigor las normas, las facturas completas y simplificadas deberán incluir un código QR. Solo las facturas emitidas mediante el método VERIFACTU mostrarán la mención de «factura verificable» correspondiente.[5]
Importante: A 21 de octubre de 2026, los plazos legalmente aprobados en vigor exigen que las entidades sujetas al Impuesto sobre Sociedades adapten sus sistemas de facturación antes del 1 de enero de 2027, y el resto de contribuyentes afectados antes del 1 de julio de 2027. El 5 de octubre de 2026, el Ministerio de Hacienda anunció su intención de posponer las obligaciones restantes de VERI*FACTU hasta octubre de 2028, pero el cambio todavía debe aprobarse. Consulta las últimas instrucciones de la AEAT antes de tomar una decisión de cumplimiento.[6][7]
Cómo prepararse para la facturación electrónica obligatoria
Puedes empezar a prepararte antes de que llegue tu plazo:
Confirma qué plazo se aplica a tu empresa en función de tu forma jurídica y tu volumen de negocio en IVA.
Revisa cómo emites, recibes, apruebas y archivas facturas actualmente.
Comprueba que tu solución de facturación pueda intercambiar facturas estructuradas e informar de los estados requeridos.
Verifica cómo cumplirá tu solución con las normas del software de facturación, incluidos los registros de facturación y los códigos QR.
Actualiza los datos de tus clientes y proveedores, especialmente los nombres legales y los números de identificación fiscal.
Define quién se encargará del seguimiento de las facturas rechazadas, las actualizaciones de estado y la información de pago.
Consulta a tu asesor fiscal o contable cómo se aplican las normas a tu empresa y a tu régimen fiscal regional.
Empezar con antelación te da tiempo para probar tu proceso, formar a tu equipo y resolver los datos incompletos antes de que entre en vigor la obligación.