Lorsque vous importez une facture sur Pennylane, l'Outil de Reconnaissance de Caractères (OCR) lit la facture et préremplit les champs pour faciliter la saisie.
💡 Envie de sécuriser vos paiements ? Mettez en place un circuit de validation des IBANs en consultant notre article dédié Sécuriser les paiements avec la validation des IBANs fournisseurs.
Concernant les IBANs, il y a deux cas de figure :
L'IBAN n'est pas présent sur la facture
Lorsque l'IBAN n'apparaît pas sur la facture, l'OCR ne peut rien remplir.
Lors du premier paiement vers ce fournisseur sur Pennylane, vous devrez remplir le champ "IBAN" à la main.
Un pop-up s'affiche et vous propose d'enregistrer l'Iban dans votre base fournisseur.
Cliquez sur "Enregistrer".
Pour vos prochains paiements, l'IBAN fera apparaître le badge vert "L'IBAN est valide" pour vous indiquer qu'il a bien été vérifié en amont.
L'IBAN est présent sur la facture
Lorsque l'IBAN apparaît sur la facture fournisseur, l'OCR va lire l'IBAN et préremplir le champ correspondant.
Cependant, un badge rouge va être apposé à côté de cet IBAN. Cela signifie que vous ne l'avez pas encore vérifié. Vous devez alors :
Cliquer sur l'IBAN (un pop-up va s'afficher) ;
Vérifier l'IBAN puis cliquer sur "Enregistrer" (cela va enregistrer l'IBAN dans votre base fournisseur) ;
Le badge passe en vert et indique "L'IBAN est valide".
Pour vos prochains paiements, l'IBAN fera apparaître le badge vert "L'IBAN est valide" pour vous indiquer qu'il a bien été vérifié.
Modifier l’IBAN depuis la fiche fournisseur
Il est aussi possible de demander un changement d’IBAN hors facture :
Allez dans le menu Gestion des fournisseurs.
Recherchez le fournisseur concerné.
Depuis la section Informations bancaires, renseignez le nouvel IBAN.
Ajoutez un justificatif si besoin, puis soumettez la demande.
Si un circuit de validation des IBAN fournisseur a été mis en place, le statut de l’IBAN passe alors en À valider, en attendant la décision d’un approbateur. L’historique du changement reste consultable sur la fiche fournisseur.
⚠️ Tant que l’IBAN n’est pas validé dans le cadre d'un circuit de validation des IBAN fournisseur, aucun paiement ne peut être effectué vers le fournisseur.
Valider une demande de changement d’IBAN (approbateur)
✍️ Les demandes de changement d'IBAN ne sont à valider que lorsqu'un circuit de validation des IBAN fournisseur est mis en place.
Lorsqu’un changement d’IBAN est soumis, les approbateurs désignés dans le circuit de validation en sont notifiés. Ils retrouvent toutes les demandes en attente dans un onglet dédié À valider.
Pour valider un IBAN :
Cliquez sur la demande depuis l’onglet À valider, ou accédez à la fiche fournisseur concernée.
Consultez les informations existantes du fournisseur et ouvrez la fiche de demande.
Cliquez sur Traiter pour afficher :
L’IBAN enregistré actuellement sur la fiche fournisseur.
L’IBAN proposé pour mise à jour.
Le justificatif, s’il a été ajouté (PDF, email, RIB...).
Choisissez de Valider ou Refuser le changement.
Si vous validez, le statut de l’IBAN passe de À valider à Validé, et les paiements vers ce fournisseur sont désormais possibles.
En cas de refus, l’IBAN n’est pas modifié et l’ancien reste actif. Aucun paiement n’est débloqué tant qu’un IBAN validé n’est pas enregistré.
💡 L’historique complet de la demande est conservé et consultable depuis la fiche fournisseur.