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Transférer automatiquement des factures (interface Gestion)
Transférer automatiquement des factures (interface Gestion)

GESTION - Envoyez en instantané des factures clients créées avec l’éditeur de facture Pennylane.

Mis à jour il y a plus d’une semaine

💡 Pourquoi transférer les factures ?

Avec la réforme française de la facture électronique qui entrera en vigueur prochainement, les factures seront envoyées de logiciel à logiciel : Pennylane permet d’expérimenter d’ores et déjà ce nouveau canal de communication en transférant de manière sécurisée, les factures clients d’un compte à un autre.

Transférer les factures

Qu'il s'agisse d'une facture ponctuelle ou d’abonnement, toute facture adressée à un client ayant un compte Pennylane sera automatiquement et instantanément ajoutée dans sa vue Achats au moment de sa finalisation. Vous n'avez, finalement, qu'à informer vos clients (si vous le souhaitez).

Informer les clients

Factures ponctuelles

Lors de l'édition de vos factures ponctuelles, vous pouvez informer votre client par email de deux façons :

  1. Cliquez sur bouton Envoyer à droite de votre écran.

  2. Transmettez la facture par email ultérieurement : consultez notre article Envoyer des factures pour connaître les étapes.

Factures d'abonnement (ou récurrentes)

Pour vos factures d'abonnement également, vous pouvez informer votre client par email de deux façons :

  1. Utilisez le bouton Envoyer dans le panneau latéral.

  2. Paramétrez l’envoi par mail pour notifier votre client :

    1. Dans la fenêtre Nouvel abonnement (ou Modifier l'abonnement s'il est déjà existant) allez à la section Mode de finalisation.

    2. Sélectionnez l'option Une facture finalisée et l'envoie par mail dans L’abonnement créé.

    3. Choisissez un modèle de mail pré-enregistré pour l'envoi des factures, et éditez-le si nécessaire.

    4. Cliquez sur Activer ou Enregistrer et le tour est joué !

⚠️ Le système utilise le numéro SIREN de votre client pour s’avoir s’il est éligible au transfert automatique : assurez vous de bien respecter le format de neuf caractères alphanumériques (ex: 123456789).

Vérifier le transfert

Consultez l’historique d’activité pour vérifier si le transfert a été convenablement effectué :

  1. Allez dans le menu Ventes (ou Achats) puis cliquez sur Factures de vente (ou, vous l’avez deviné, Factures d'achat).

  2. Cliquez sur la facture à vérifier dans la liste.

  3. Dans le volet qui s’affiche sur la droite de votre écran, cliquez sur Historique (icône horloge 🕔 en haut à droite).

  4. Retrouvez dans l’encart de détail des actions relatives à la facture, dont son transfert.

Résoudre un problème

Supprimer un doublon

Client

Vous constatez des doublons dans vos factures fournisseurs ?

Il est possible que votre fournisseur ait envoyé ladite facture sur votre adresse email d'import automatique (xyz@suppliers.pennylane.com) en plus du transfert automatique de facture.

N'hésitez pas à archiver la facture litigieuse et à informer votre fournisseur.

Fournisseur

Vous avez un message d'erreur à l'envoi d'une facture client ?

Si vous constatez des doublons dans les factures fournisseurs, cela vient très certainement d’une facture d’abonnement également envoyée sur l'adresse email d’import automatique (xyz@suppliers.pennylane.com).

  1. Retirez l'adresse email d'import dans la Liste d'emails.

  2. Cliquez sur Enregistrer, et c'est réglé !

Corriger une erreur de transfert

Votre client n'a pas reçu automatiquement la facture ?

Assurez-vous alors d'avoir bien renseigné son SIREN ainsi que le votre dans le paramétrage de votre compte Pennylane : le système étant basé sur un numéro unique d’identification, le SIREN, ce type d'erreur ne devrait pas arriver.

Avez-vous trouvé la réponse à votre question ?