Comment cet article peut vous aider ?
Vous cherchez une facture qui aurait dû être importée dans votre espace Pennylane mais qui ne s'y trouve pas ? Cet article passe en revue les causes possibles et les solutions pour y remédier.
Ma facture n'apparaît pas après l'import, est-ce un retard de synchronisation ?
Si vous venez d'ajouter une facture dans votre outil de stockage (Google Drive, Dropbox), ou sur votre compte Shine ou Qonto, il est possible qu'elle n'apparaisse pas instantanément sur votre espace Pennylane, même si votre connecteur est actif. Pennylane effectue 3 synchronisations par jour, soit une toutes les 8 heures.
Pour consulter l'heure de la dernière synchronisation, rendez-vous dans Paramètres entreprise \> Transmission de factures.
Selon l'urgence de votre situation, patientez quelques heures le temps que la synchronisation automatique récupère votre facture, ou importez votre facture à la main si vous devez aller vite.
L'import échoue car le fichier existe déjà ?
Vous ne pouvez pas importer deux fois le même fichier sur votre espace Pennylane. Si une facture se trouve déjà dans votre espace Pennylane, vous ne pourrez pas l'importer à nouveau, ni manuellement ni automatiquement. Prenons un exemple : si vous avez importé une facture automatiquement par le biais de Google Drive, vous ne pourrez pas l'importer à la main ensuite. À la place, un message vous indiquera comment retrouver la facture importée automatiquement dans votre onglet Achats.
Pour retrouver une facture importée précédemment, utilisez la recherche de fichiers et les filtres, par exemple pour n'afficher que vos factures archivées ou supprimées.
ℹ️ Si le doublon apparaît après l'import d'un FEC ou d'un autre fichier comptable sur un exercice qui contient déjà des données, ne supprimez pas immédiatement les factures. Selon les documents présents dans Pennylane, vous devez supprimer les données existantes ou extourner les balances avant de relancer l'import.
Ma facture a-t-elle été archivée ?
Si vous ne trouvez pas une facture qui devrait être sur votre espace Pennylane, c'est peut-être le signe qu'elle a été archivée par votre comptable ou par un collaborateur. Utilisez les filtres des modules Achats ou Ventes pour n'afficher que les factures archivées et voyez si votre document apparaît.
Mon document contient plusieurs factures, que faire ?
Chaque fichier importé doit contenir une seule facture. Une facture peut toutefois comporter plusieurs pages. Si un PDF contient plusieurs factures, séparez-les pour obtenir un fichier par facture.
⚠️ Le découpage dans Pennylane est disponible uniquement dans l'interface Comptabilité. Il est accessible aux cabinets d'expertise comptable et aux entreprises qui disposent de l'abonnement Premium avec comptabilité internalisée.
Deux possibilités : avant l'import, déposez le document, puis cliquez sur Modifier avant de cliquer sur Importer. Après l'import, accédez au menu Saisie \> Factures à saisir, ouvrez le document, puis cliquez sur … \> Découpage.
ℹ️ Si vous n'avez pas accès à l'interface Comptabilité, séparez le document en plusieurs fichiers avant de l'importer dans Pennylane.
Mon format de fichier n'est pas accepté ?
Si votre facture n'est pas au format PDF, JPG (JPEG) ou PNG, vous ne pourrez pas l'importer. Convertissez-la avant de l'importer. Si vous importez une photo, elle doit faire au moins 400 x 400 pixels, sinon elle sera refusée.
Astuces
Si vous importez une facture au mauvais endroit, vous pouvez la déplacer après coup.
Si vous importez un document qui n'a rien à faire dans le module Achats de Pennylane, vous pouvez l'archiver ou le supprimer.
<span color="orange">🔍 Différences avec la version Intercom</span>
Modifications de forme
Sous-titre et date "Mis à jour il y a plus de 2 semaines" absents sur Notion
Liens (modifier un fichier importé, résoudre un import en masse, importer une facture, connecter Coopeo, filtres) transformés en texte simple
Section "Articles connexes" (5 liens) supprimée
Modifications de fond
Exemple concret (import via Google Drive) généralisé/simplifié sur Notion
Perte de navigation vers plusieurs procédures liées (découpage, filtres, import manuel)