✍️ Seul un utilisateur interne ayant un rôle administrateur peut connecter un Google Drive, les comptables externes n'ont pas la main pour le faire.
Google Drive est une méthode adaptée pour l’import occasionnel de facture et/ou les faibles volumes : la synchronisation peut en effet prendre jusqu'à 8 heures. Si vous avez besoin d’un import immédiat de vos factures, privilégiez le transfert manuel ou le transfert par e-mail.
Afin d’optimiser votre expérience, nous vous recommandons d’utiliser Google Drive depuis votre navigateur internet et non l’application du bureau.
Préparer les dossiers
⚠️ Si ces préconisations ne sont pas suivies, il nous sera malheureusement difficile de vous assister efficacement dans la résolution de problèmes de transfert, ces derniers étant très souvent liés à la configuration de votre Google Drive.
Dans votre Google Drive, commencez par créez deux dossiers à synchroniser à Pennylane : Factures fournisseurs et Factures clients.
Ces deux dossiers doivent respecter les critères suivants :
Les dossiers sont créés à la racine de votre Google Drive (c’est à dire qu’ils ne sont pas dans un autre dossier) pour garder les choses simples et bien organisées.
Les dossiers ne comportent pas des sous-dossiers ou des raccourcis pour ne pas perturber la synchronisation.
Les droits d'accès à ces dossiers ne sont pas restreints (sans quoi l'import de vos factures sera bloqué).
Connecter les dossiers
⚠️ Assurez-vous de sélectionner uniquement les deux dossiers dont vous avez besoin et non tout votre drive (My Drive).
Depuis votre compte Pennylane, rendez-vous dans vos Paramètres entreprise.
Cliquez sur Transmission factures.
Localisez l'encart Google Drive dans Autres sources disponibles, puis cliquez sur Activer.
Dans le volet latéral qui s'affiche, cliquez sur Connecter un compte.
Vous êtes redirigé sur l'interface Google. Sélectionnez le compte Google auquel le drive est attaché. Cliquez sur Autoriser pour confirmer la connexion à Pennylane.
Vous revoilà sur Pennylane. Dans Justificatifs d'achats, cliquez sur Choisir les dossiers.
Déroulez l'arborescence de votre drive jusqu'à trouver le ou les sous-dossiers que vous souhaitez connecter (ici Factures clients). Cochez le dossier, puis sur Confirmer la sélection.
Répétez l'opération pour la partie Justificatifs de ventes. Sélectionnez le ou les sous-dossiers correspondants (ici Factures fournisseurs) avant de Confirmer la sélection.
Vos dossiers sont à présents synchronisés ! Tout l'historique des dossiers sélectionnés est désormais importé.
✍️ Privilégiez le format des fichiers PDF pour la transmission de vos factures.
Questions fréquentes
Vous souhaitez passer en revue les factures importées via Google Drive ?
Retrouvez toutes vos factures fournisseurs dans le module Achats et les factures clients dans Ventes. Dans le filtre Source, sélectionnez Google Drive.
Vous n'êtes pas sûrs qu'une facture soit bien remontée ?
Sur la page transmission factures, vous pouvez voir la dernière synchronisation. Habituellement, la synchronisation se fait toutes les 8 heures.
Vous voulez supprimer un dossier ?
Cliquez sur la source Google Drive pour afficher le volet latéral, puis cliquez sur l'icône Réinitialiser sur la ligne correspondant au dossier à supprimer.
Cliquez sur Se déconnecter pour interrompre la connexion avec votre drive dans son intégralité.
✍️ La suppression d'un dossier dans le drive n'entraîne pas sa suppression dans Pennylane, simplement l'arrêt de sa synchronisation. Vous devez le supprimer manuellement dans l'outil.
⚠️ Pennylane n'a aucune autorisation pour modifier votre Google Drive : l'intégration permet uniquement d'importer dans Pennylane les justificatifs présents dans les dossiers que vous avez décidé de synchroniser.
Avertissement
Seul l’utilisateur qui a configuré la connexion entre Google Drive et Pennylane peut modifier les dossiers synchronisés après coup.
Par exemple : si Sarah a configuré le connecteur entre Google Drive et Pennylane de manière à ce que les dossiers Drive A et B soient synchronisés, Florian ne peut pas ajouter le dossier Drive C à la synchronisation, et ce, même si Florian administre le compte Pennylane. Autrement dit, pour changer les paramètres de cette intégration, vous devez en être à l’origine.