⚠️ Seul un utilisateur interne ayant un rôle administrateur peut connecter un Google Drive, les comptables externes n'ont pas la main pour le faire.
Commencez par vous rendre dans votre Google Drive et créez les dossiers que vous connecterez à Pennylane ; par exemple : "Factures fournisseurs" et "Factures clients".
💡 Vous pouvez également synchroniser un dossier dont vous n'êtes pas propriétaire mais qui a été partagé avec vous.
Depuis votre compte Pennylane, rendez-vous dans vos Paramètres (roue crantée).
Cliquez sur Transmission factures.
Localisez l'encart Google Drive dans Autres sources disponibles, puis cliquez sur Activer.
Dans le volet latéral qui s'affiche, cliquez sur Connecter un compte.
Vous êtes redirigé sur l'interface Google. Sélectionnez le compte Google auquel le drive est attaché. Cliquez sur Autoriser pour confirmer la connexion à Pennylane.
Vous revoilà sur Pennylane. Dans Justificatifs d'achats, cliquez sur Choisir les dossiers.
Déroulez l'arborescence de votre drive jusqu'à trouver le ou les sous-dossiers que vous souhaitez connecter (ici Factures clients). Cochez le dossier, puis sur Confirmer la sélection.
⚠️ Assurez vous de sélectionner le dossier dont vous avez besoin uniquement et non tout votre drive (My Drive).Répétez l'opération pour la partie Justificatifs de ventes. Sélectionnez le ou les sous-dossiers correspondants (ici Factures fournisseurs) avant de Confirmer la sélection.
Vos dossiers sont à présents synchronisés !
Vous souhaitez passer en revue les factures importées via Google Drive ?
Retrouvez toutes vos factures fournisseurs dans le module Achats et les factures clients dans Ventes. Dans le filtre Source, sélectionnez Google Drive.
Vous n'êtes pas sûrs qu'une facture soit bien remontée ?
Sur la page transmission factures, vous pouvez voir la dernière synchronisation. Habituellement, la synchronisation se fait toutes les 8 heures.
Vous voulez supprimer un dossier ?
Cliquez sur la source Google Drive pour afficher le volet latéral, puis cliquez sur l'icône Réinitialiser sur la ligne correspondant au dossier à supprimer. Cliquez sur Se déconnecter pour interrompre la connexion avec votre drive dans son intégralité.
À retenir :
Lors de la première synchronisation, nous importons tout l'historique des dossiers sélectionnés.
Vous pouvez classer vos factures comme vous le souhaitez dans les dossiers connectés à Pennylane : sous-dossiers par fournisseurs, par dates etc.
Il n'est pas nécessaire de connecter un nouveau sous-dossier dans Pennylane si le dossier parent est déjà synchronisé. La connexion est alors automatique.
La suppression d'un dossier dans le drive n'entraîne pas sa suppression dans Pennylane, simplement l'arrêt de sa synchronisation. Vous devez le supprimer manuellement dans l'outil.
Pennylane n'a aucune autorisation pour modifier votre Google Drive : l'intégration permet uniquement d'importer dans Pennylane les justificatifs présents dans les dossiers que vous avez décidé de synchroniser.