Si vous envoyez des factures par e-mail, ou si vous en recevez par ce biais, vous pouvez les ajouter automatiquement à votre espace Pennylane en les transférant vers des adresses e-mail spéciales. Ces adresses sont propres à votre compte Pennylane : elles ne peuvent servir qu’à la collecte de factures.
💡 Pour vous éviter de mélanger factures clients et factures fournisseurs, Pennylane crée deux adresses email de transfert : une adresse de transfert pour vos factures fournisseurs et une autre adresse pour vos factures clients.
Activer les adresses e-mail
Pour accéder à vos deux adresses email de transfert :
Connectez-vous à Pennylane.
Accédez à l’onglet Paramètres entreprise > Transmission factures.
Rendez-vous sur Adresses e-mail et cliquez sur Activer.
Récupérez les deux adresses e-mails fournies au format votreentreprise-chiffresetlettresaleatoires vers laquelle transférer vos factures :
transferez vos factures d’achat à celle qui se termine par
@suppliers.pennylane.comet transférez vos factures de vente à celle qui finit par
@customers.pennylane.com.
Les factures que vous ferez suivre vers ces deux adresses seront ajoutées à votre espace Pennylane, dans l’onglet Achats ou Ventes correspondant.
✍️Ces adresses email vous sont propres et uniques créées par défaut. Vous ne pouvez pas les modifier ni en ajouter de nouvelles par mesure de sécurité.
Transmettre votre adresse de transfert à vos fournisseurs
Si vos partenaires vous envoient des factures par e-mail, vous pouvez leur demander de mettre votre adresse de transfert en copie des e-mails qu’ils vous font parvenir.
Il suffit à vos fournisseurs d’ajouter votre adresse se terminant par @suppliers.pennylane.com en copie de leurs e-mails pour que leurs factures apparaissent automatiquement dans l’onglet Achats de votre espace Pennylane.
Créer une règle de transfert automatique dans votre boîte de réception
Pour que toutes les factures qui arrivent sur votre boîte de réception soient automatiquement transférées vers votre interface Pennylane, créez une règle automatique de transfert de vos factures vers ces adresses email.
Cela nécessite un petit paramétrage : consultez les procédures pour créer un filtre Gmail ou un filtre Outlook.
⚠️ Lorsque vous créez un filtre Gmail pour transférer automatiquement vos factures vers l’une de vos adresses Pennylane, Gmail vous demande de cliquer sur le lien de validation contenu dans le message envoyé à l'adresse de facture Pennylane pour valider la règle de transfert.
Vous trouvez ce message de validation envoyé sur l'adresse e-mail Pennylane dans la boîte de réception des factures fournisseurs. Cherchez une facture importée via la source email.
Détails techniques
En plus des contraintes communes à toutes les sources d’importation de factures, voici quelques points techniques propres à l’importation de factures par transfert d’e-mails.
L’emplacement des factures n’a pas d’importance
Que vos factures se trouvent dans le corps de l’e-mail ou en pièce-jointe de ce dernier, elles seront automatiquement importées lors du transfert dans les deux cas de figure. Et si votre e-mail contient plusieurs factures, elles seront toutes importées sur votre espace de travail. Inutile de vous en tenir à une facture par e-mail transféré, donc.
Les PDF et les images sont acceptés
Dans les e-mails que vous faites suivre vers vos adresses de transfert, nous importons automatiquement les PDF et les images de plus de 400 x 400 pixels — JPG (JPEG) et PNG. Si votre e-mail contient une image très large, utilisée par exemple en guise de signature, il est possible que nous l’importions. Libre à vous de l’archiver ou de la supprimer ensuite dans votre espace Pennylane.
Les transferts en CC ou CCI fonctionnent aussi
Vous n’avez pas à faire de votre adresse de transfert le seul destinataire de votre e-mail. Vous pouvez très bien ajouter votre adresse spéciale en copie d’un e-mail envoyé à un partenaire. L’important, c’est que l’e-mail contenant la facture nous parvienne.
Règle de sécurité
Les documents envoyés vers vos adresses de transfert sont automatiquement ajoutés à votre espace Pennylane, qu’ils viennent de vous ou non. Gardez les adresses de transfert à l'abris des regards indiscrets, sans quoi risquez de retrouver avec des justificatifs importés sans votre accord sur votre espace Pennylane.