Nota: Crea una nota de gastos separada para cada justificante: no puedes agrupar varios tickets o recibos en una misma nota de gastos.
Con Pennylane, puedes crear tus notas de gastos en pocos clics y hacer seguimiento de su tramitación hasta el reembolso.
Conocer los requisitos previos y los permisos de acceso
Según tu rol, tienes acceso a diferentes funciones. El rol Empleado te permite:
Crear y enviar tus propias notas de gastos.
Hacer seguimiento de su estado de validación y reembolso.
Comunicarte con los validadores a través de los comentarios.
Si tienes un rol de aprobador (Responsable/Admin o Gestor de facturación), también puedes:
Crear notas de gastos para los miembros de tu equipo.
Validar las notas de gastos de tu equipo.
Hacer seguimiento de todas las notas de gastos de tu equipo.
Acceder a las notas de gastos
Con el rol Empleado, accede a las notas de gastos directamente desde el menú lateral.
Con los roles Gestor de facturación o Responsable/Admin:
Ve a Compras > Tus notas de gastos para importar, crear y consultar tus propias notas de gastos.
Ve a Compras > Notas de gastos del equipo para importar o consultar las notas de gastos de otra persona.
Nota: Esta lista solo muestra otros usuarios: tu propio nombre no aparece en ella.
Crear una nota de gastos en el ordenador
Haz clic en + Nota de gastos en la parte superior derecha de tu pantalla.
Sube tu justificante (factura, ticket de compra) y guarda.
El OCR (Reconocimiento óptico de caracteres) analizará y rellenará automáticamente los campos.
Verifica y completa la información: el empleado correspondiente, el equipo, la fecha de emisión, el motivo del gasto (obligatorio), el tipo de gasto (obligatorio).
Haz clic en Enviar. La nota de gastos entra en un circuito de validación.
Importante: El motivo y el tipo de gasto son obligatorios.
Añadir un tipo de gasto
La lista de tipos de gasto incluye los tipos por defecto (hoteles, aparcamiento, peaje, transporte público, restaurantes, taxi, transportes, otro) y los proveedores disponibles en las notas de gastos.
Para añadir un tipo de gasto:
Ve a Compras y haz clic en el módulo Lista de proveedores.
Crea un proveedor o abre la ficha de un proveedor existente.
En la sección Visibilidad, marca Notas de gastos.
Guarda el proveedor.
Seguir el estado de las notas de gastos
Existen cinco estados:
Por completar : faltan algunos elementos. Comprueba la información.
Por aprobar : en espera de aprobación por parte de un responsable.
Por reembolsar : validada, en espera de reembolso.
Reembolsada : el pago se ha efectuado.
Rechazada : la nota ha sido rechazada.
Comunicarte con los validadores
Usa la mención @ en el espacio de Comentarios de tu nota de gastos para notificar a los validadores.
Eliminar una o varias notas de gastos
En la pestaña Notas de gastos, selecciona la nota marcando la casilla a la izquierda.
Haz clic en la papelera roja para eliminarla.
¡Listo!
Importante: Cuando tu nota de gastos está marcada como Reembolsada, debes primero desvincular la transacción del justificante.
Crear un circuito de aprobación
Designa aprobadores entre tus compañeros para consultar y validar las notas de gastos que les sean asignadas. Lee el artículo Crear un circuito de aprobación.
Validar las notas de gastos
Consulta el artículo Validar las notas de gastos para obtener más información.
Reembolsar las notas de gastos
Una vez validadas, puedes reembolsar las notas de gastos. Seléccionalas y haz clic en el botón reembolsar. Consulta el artículo Reembolsar las notas de gastos de tus compañeros.