Avant l'import des fichiers, créez des catégories qui permettront de catégoriser les factures, les transactions bancaires, ainsi que les écritures du grand livre. Vous pouvez créer des familles de catégories qui comprennent elles-mêmes des catégories.

Pour créer des familles analytiques, rendez-vous dans les Paramètres dans l'onglet Catégories.

Vous pouvez accéder au Paramètres depuis l'espace Comptabilité ou l'espace Gestion.

Une fois les catégories créées, vous pouvez importer le fichier .mdb.

Depuis le module d'Imports dans le menu Saisie comptable, cliquez sur Importer un fichier.

Sélectionnez le type de fichier à importer : Export CEGID QUADRA (.mdb) puis importez le fichier.

Le fichier est alors analysé, vous pouvez commencer à configurer l'import.

Dans ce premier onglet, on vous indique les données à importer ainsi que les dates d'écritures de l'import.

Cochez les données que vous souhaitez importer.

En cochant Analytique, les catégories analytiques des écritures du fichier sont importées.

En cochant Immobilisations, les immobilisations sont créées dans le module d'Immobilisations.

Il est possible de cocher les cases Analytique ou Immobilisations uniquement si le fichier comporte de l'analytique ou des immobilisations.

📖 Voir articles:

⚠️ Il est nécessaire qu'un exercice fiscal soit créé sur les dates d'import du fichier.

Si besoin, vous pouvez créer un exercice comptable correspondant aux dates du fichier.

Cliquez sur Page suivante ou sur l'onglet Comptes bancaires pour poursuivre la configuration de l'import.

⚠️ Si des données comptables sont présentes sur la période concernée par votre import, Pennylane vous propose d'effacer définitivement la donnée existante pour cette période. Autrement, Pennylane vous propose 2 autres options:

Il faut faire correspondre les comptes 512 issus de votre fichier d'import avec les comptes bancaires synchronisés sur Pennylane. Pour ce faire, cliquez sur le crayon ou sur Sélectionner ou créer une correspondance, et sélectionnez le compte correspondant.

Si le compte n’est pas synchronisé, il est toujours possible d’ajouter un compte manuellement. Saisissez le nom de votre banque dans le libellé du compte puis créez la banque :

✍️ Lorsque le client connectera sa banque par la suite, il aura la possibilité d'associer ce compte à un compte déjà existant sur Pennylane. Ainsi, il n'y aura pas de doublons.

Une fois les comptes bancaires configurés, cliquez sur Page suivante.

Il vous faut correspondre les journaux issus du fichier d'import avec ceux de Pennylane. Pour cela, vous pouvez utiliser un journal déjà existant dans notre base de données en cliquant sur l’icône crayon. Si vous devez créer un nouveau journal, cliquez sur l'icône crayon à droite du compte et saisissez le nom du journal, puis cliquez sur Créer le journal… .

Il convient de faire correspondre les différents comptes de votre fichier d'import. Vous pouvez naviguer entre les différents onglets à l’aide du menu (1). Si les intitulés des comptes crées par défaut ne conviennent pas, vous pouvez les modifier en cliquant sur l’icône crayon (2).

⚠️ Pour les comptes de TVA, on ne peut pas créer de comptes personnalisés. Il est nécessaire de choisir ceux du PCG de Pennylane car ils sont reliés au module de déclaration de TVA.

✍️ Lorsque vous quittez le module d'import, le mapping est automatiquement sauvegardé. Vous pouvez réutiliser un mapping utilisé en cliquant sur le bouton Réutiliser un mapping existant accessible depuis les onglets 3,4 et 5, puis en sélectionnant le mapping de votre choix.

Une fois les comptes comptables renseignés correctement, cliquez sur Page suivante.

Cette étape vous permet de vérifier si toutes les écritures sont bien renseignées et si le ficher est prêt à être importé. Si vous avez des modifications à faire, cliquez sur l'onglet de votre choix. Si le fichier est prêt à être importé, cliquez sur Finaliser l’import.

✍️ Si le bouton Finaliser l'import est grisé, c'est que tous les comptes ou journaux n'ont pas été correctement configurés. Retournez sur les onglets précédents pour terminer la configuration des comptes et des journaux.

Que sont les écritures auto-balancées sous le compte 47199999 ?

Si jamais votre fichier d'import comporte des numéros d'écritures qui ont deux dates différentes, Pennylane crée automatiquement des OD de compensation afin d'avoir des écritures avec les mêmes dates. Ces OD de compensation transitent dans le compte 47199999, qui doit avoir un solde à 0.

⚠️ Si vous avez choisi d'écraser les données existantes dans l'onglet Confirmations, on vous demander de reconfirmer votre choix en cochant cette case:

Il est possible d'importer les pièces jointes une fois le fichier importé dans Pennylane.
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Exportez le fichier de votre outil de production comptable avec pièces jointes puis l'importer dans Pennylane, comme décrit plus haut.

Une fois le fichier importé, allez dans le module d'import et cliquez sur le bouton Joindre une archive à droite du fichier importé.

Puis importez toutes les pièces jointes dans un fichier ZIP.
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⚠️ Pour que les pièces jointes soient correctement rattachées aux écritures correspondantes, il est nécessaire que les libellés des fichiers soient identiques aux libellés inscrits dans la colonne PieceRef du fichier.

Le libellé du fichier ne doit pas contenir le nom de l'extension (.pdf, .png) dans la colonne PieceRef.

Une fois votre fichier importé, plusieurs actions sont possibles. Vous pouvez:

Une fois le fichier importé, il convient de vérifier que le solde de la balance générale sur Pennylane cadre bien avec le solde du fichier importé.

Pour ce faire, depuis le module d'imports, vous pouvez cliquer sur le bouton "Balance des écritures de classes de comptes à l'import du FEC".

Ce tableau montre les données du fichier par classes de compte et compare les données avant et après import.

Vous pouvez comparer les données de ce tableau avec la balance générale par classes.

📖 Voir article Utiliser la balance générale

Le solde ne cadre pas lorsque des factures ou des transactions bancaires ont été importées dans Pennylane pour la période correspondant aux dates du fichier.

Explications des écarts :

Si les factures et/ou les transactions importées sont déjà comptabilisées dans le fichier, il convient donc de les archiver pour éviter qu'il y ait des doublons avec le fichier.

Si des données comptables sont présentes sur la période concernée par votre import, il convient de vérifier qu'il n'y a pas de doublons avec le fichier importé.

Vous pouvez effacer les données comptables présentes sur une période en archivant les données.

✍️ Archiver un élément ne le supprime pas de Pennylane mais supprime son impact comptable. Il sera possible de le restaurer à tout moment si vous avez besoin de le comptabiliser.

Pour archiver des factures ou des transactions bancaires, allez dans les Paramètres > Informations Entreprises > Actions

L’exercice se clôture depuis les paramètres, dans les onglets Informations Entreprises > Fiscal. Vous pouvez générer les à-nouveaux au moment de la clôture d'un exercice.

📖 Voir article Créer un exercice, clôturer un exercice et générer les à-nouveaux

⚠️ Si on intègre deux fichiers portant sur deux exercices N-1 et N, ne pas générer les à-nouveaux de l’exercice N-1 car ils seront intégrés dans le fichier de l'exercice N.