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Sommaire:
Gérer son portefeuille clients
Lorsqu'un utilisateur comptable se connecte à Pennylane, il arrive sur la page Entreprises, où il peut voir l'ensemble des dossiers qui lui sont assignés personnellement ainsi que ceux du cabinet si son rôle lui permet.
La page Entreprises dispose de 4 onglets :
Déploiement : Permet de suivre l'avancement du paramétrage du dossier côté client et côté comptable. Voir l'article Reprendre un dossier sur Pennylane.
Flux : Permet de visualiser le nombre de transactions bancaires en attente de traitement (transactions bancaires pour lesquelles le compte 471 n'est pas soldé), le nombre de factures fournisseurs et clients en attente de traitement ainsi que le nombre de notifications non encore lues. Il est possible de trier ces informations par ordre croissant ou décroissant.
Révision : Permet de suivre l'avancement de la révision par dossier.
Déclarations : Permet de voir l'avancement des déclarations de TVA et de la déclaration d'IS par dossier et par échéance. Les statuts se mettent à jour automatiquement si vous télédéclarez la TVA et/ou l'IS depuis Pennylane. Voir l'article Suivre les échéances des déclarations.
Sur la page Entreprises, vous avez la possibilité de filtrer les dossiers par comptables référents, cabinets et par type d'abonnement.
En plaçant votre curseur à droite d'une ligne, vous accédez à différentes icônes:
De gauche à droite:
Demandez une démonstration pour votre client
Gérez l'abonnement de votre client
Gérez le dossier client
Les deux premières icônes vous renvoient aux paramètres du dossier dans l'onglet Gestion abonnement.
La troisième icône vous donne accès aux paramètres du dossier. Voir §Paramétrer les dossiers
Paramétrer les dossiers
Accéder aux Paramètres du dossier en cliquant sur l'icône "Gérez le dossier client".
✍️ Ces onglets sont également présents dans les paramètres dans l'onglet Informations entreprise.
Fiscal : vous pouvez ici renseigner la catégorie fiscale et le régime fiscal de la société, ainsi que son régime de TVA. Ce paramétrage est essentiel avant de télédéclarer la TVA et la liasse fiscale depuis Pennylane.
Cela permettra de générer les bons CERFAS dans les modules de fiscalité, et vous permettra un meilleur suivi des échéances déclaratives.
C'est également ici que vous pouvez paramétrer les exercices comptables et clôturer les exercices.
Tenue comptable : vous pouvez ici renseigner :
Les personnes intervenant sur le dossier : Collaborateur, Chef de mission, Expert Comptable ;
Le statut de la reprise et la date de la reprise du dossier sur Pennylane ;
La date à laquelle figer la comptabilité ;
Les logiciels utilisés pour la paie et pour les ventes ;
Pennylane dispose d'une intégration directe avec Silae ce qui nous permet d'importer automatiquement les OD de paie tous les mois.
Paramétrer les comptes visibles dans la Balance Générale.
Si l'option "Egalisation des numéros de comptes" est cochée, les comptes de la Balance Générale ont tous la même longueur. En revanche, cela ne change pas la longueur des comptes dans l'onglet Plan Comptable (Module Dossier du client).
Si l'option "Guichet unique TVA" est cochée, des tags pays associés aux comptes de charges et de produits sont visibles dans la balance générale.
Infos Entreprises : Vous retrouvez ici les informations liées à l'entreprise (Raison sociale, Nom commercial, SIREN...) qu'il est possible de modifier, ainsi que le type et le plan d'abonnement du client. Vous pouvez également définir un dossier comme confidentiel. Il est alors visible uniquement par les administrateurs du cabinet et les personnes à qui le dossier a été assigné.
Client : Vous retrouvez les coordonnées de votre client. Vous pouvez également ajouter un client depuis cet onglet.
Notes : Vous avez la possibilité de laisser des notes sur le dossier pour vos collaborateurs ou pour vous-même.
Ajouter un dossier ou des utilisateurs (Client ou collaborateur)
Depuis la page Entreprises ou Utilisateurs, cliquez sur "Nouveau" puis sélectionner :
Dossier pour créer une entreprise sur Pennylane et inviter votre client ;
Utilisateur entreprise pour inviter un utilisateur supplémentaire sur un dossier déjà créé sur Pennylane ;
Prospect pour créer un prospect ;
Comptable pour inviter un collaborateur de votre cabinet sur Pennylane.
Gérer son cabinet
Les administrateurs d'un cabinet ont accès aux paramètres de leur cabinet depuis la page Utilisateurs ou Entreprises en cliquant sur "Paramètres du cabinet" :
Vous avez alors accès à différentes informations :
1. Paramètres de la GED : vous permet de définir une arborescence de la GED par défaut pour l'ensemble des dossiers de votre cabinet.
2. Connexion EBICS : c'est ici que vous pouvez renseigner votre identifiant et votre mot de passe pour votre sous-compte Pennylane sur Jedéclare. (Voir l'article Paramétrer Jedéclare pour la récupération des relevés bancaires en EBICS dans Pennylane)
3. Partage des données : pour pouvoir exporter vos données dans des outils comme Power BI, Looker, Metabase, Tableau...
4. Accès aux dossiers : vous permet de donner accès aux dossiers à vos collaborateurs.
Suivi des temps et de la rentabilité de votre cabinet
Notre module de suivi des temps est accessible en haut à droite.
Ce module permet à vos collaborateurs de saisir leur temps passé sur les différents dossiers, ce qui vous permet d'avoir une vision globale du temps passé par dossier et par collaborateur. Voir l'article Suivi des temps.
L'onglet Rentabilité vous permet de suivre la rentabilité de vos dossiers.
Saisissez le revenu de chaque dossier en cliquant sur un dossier puis en complétant le montant du revenu. Le coût d'un dossier dépend du taux horaire de vos collaborateurs que vous pouvez renseigner depuis l'onglet Taux horaires.