Sommaire :

Activer et paramétrer la GED

Ajouter des dossiers à la GED

Lier la GED aux différents modules de Pennylane

Collaborer avec mon client

Demander des documents à mon client


Activer et paramétrer la GED

Tout d'abord, vous devez activer la GED depuis l'onglet "Mes documents" dans le Dossier du client.

Une fois qu'elle est activée, des dossiers et des sous-dossiers sont automatiquement créés.

L'arborescence de la GED est identique pour tous les dossiers et se présente de la manière suivante :

Vous pouvez tout à fait modifier l'arborescence de la GED en créant des nouveaux dossiers et sous-dossiers.

Vous pouvez renommer, supprimer ou déplacer un dossier en cliquant sur les 3 petits points à droite d'un dossier :

💡 Les administrateurs d'un cabinet peuvent paramétrer une arborescence de la GED applicable à l'ensemble des dossiers de votre cabinet.

Le paramétrage de la GED est accessible depuis la page Utilisateurs en cliquant sur "Gérer les droits d'accès":

Cliquez sur l'onglet "Paramètres de la GED".

Vous pouvez alors ajouter/supprimer des dossiers en cliquant sur les "...".

Vous pouvez également partager des dossiers avec le client en lecture seule. Pour ce faire, sélectionnez les dossiers et cliquez sur Modifier les permissions.
Pensez à bien enregistrer les modifications en cliquant sur "Appliquer l'arborescence".

⚠️ La nouvelle arborescence de la GED s'appliquera pour les nouveaux dossiers sur Pennylane ou pour les dossiers existants pour lesquels la GED n'a pas encore été activée.

Ajouter des documents à la GED

Vous pouvez ajouter des documents à la GED directement dans un des dossiers de la GED ou bien en cliquant sur "+ Ajouter" - "Ajouter des fichiers". Dans ce cas-là, le fichier ajouté sera placé dans l'onglet "Documents à classer".

Vous pouvez déplacer des fichiers dans les différents dossiers de la GED ou bien dans le module de saisie des factures fournisseurs ou clients.

Pour chaque document téléchargé dans la GED, vous pouvez effectuer différentes actions. Si vous cliquez sur le document, une fenêtre latérale s'ouvre à droite :

  • Onglet Document : vous permet de renommer le fichier, de le télécharger, le supprimer et de le déplacer.

  • Onglet Commentaires : vous permet de mettre un commentaire sur un document. Il sera également visible par le client si le fichier est partagé avec lui.

  • Onglet Activités : vous permet de suivre l'historique des changements, comme une modification du nom du document par exemple.

Lier la GED aux différents modules de Pennylane

1. Avec le module de saisie des factures

Depuis le module de saisie des factures fournisseurs ou clients, vous pouvez déplacer un document vers la GED en cliquant sur "Actions" - "Déplacer vers la GED". Dans ce cas, le document est retiré de la page "Factures" et relocalisé dans "Documents à classer" de la GED.

Vous pouvez également transférer des documents de la GED vers le module de saisie des factures fournisseurs ou clients en cliquant sur "Déplacer".

2. Avec le guide de révision par cycles

Depuis le guide de révision par cycles, lorsque vous êtes sur une diligence, vous pouvez ajouter un document en cliquant sur Document.

Vous pouvez ajouter un document externe à Pennylane ou bien un document déjà présent dans la GED de Pennylane.

3. Avec le module de déclaration de TVA

Lorsque vous télédéclarez la TVA depuis Pennylane, vous recevez un accusé de réception, accessible en cliquant sur le statut de la déclaration de TVA. L'accusé de réception est alors automatiquement envoyé vers la GED dans le dossier "Documents à classer".

4. Avec toute écriture comptable

Il est possible d'ajouter une pièce jointe à n'importe quelle écriture comptable depuis la balance ou les journaux.

💡 Tous les documents ajoutés à Pennylane, que ce soit depuis le guide de révision, ou bien les balances/journaux, se déversent dans la GED dans le dossier "Documents à classer".

Collaborer avec mon client

Votre client a également accès à la GED depuis l'onglet Mes documents.

  • Vous pouvez partager des dossiers de la GED avec votre client en lecture seule. Votre client peut alors consulter les documents, ajouter un commentaire, mais ne peut pas les supprimer ni les déplacer.

    Pour ce faire, cochez "Dossier partagé avec le client" pour les dossiers concernés.

Par défaut, le dossier "Documents à classer" est partagé avec votre client. Dans la vue clients, ce même dossier s'appelle "Documents à transmettre".

  • Votre client peut ajouter des fichiers à la GED via "Documents à transmettre" mais ne peut pas les classer dans les différents dossiers. Par défaut, les documents téléchargés par le client sont placés dans "Documents à classer".

⚠️ Pour que votre client puisse ajouter des fichiers, vous devez activer la GED de votre côté au préalable.

Demander des documents à mon client

Depuis la GED, vous avez également accès au module de Demande de documents, afin de demander des documents à votre client.

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